A kevésbé tapasztalt kínai exportőrök nem minden esetben küldenek a magyar vámkezeléshez megfelelő kereskedelmi dokumentumokat. Az alábbi ellenőrzőlista és a letölthető sablonok segítenek abban, hogy a számla és a csomaglista formailag és tartalmilag is megfeleljen a követelményeknek.
Ezeket a dokumentumokat a kínai feladó állítja ki, ezért a lista elsősorban ellenőrzési szempontból hasznos: érdemes átküldeni a beszállítónak, és a beérkező papírokat ehhez mérni.
Ez nem formaság: a hiányzó adatok bekérése vagy javítása napokba, akár hetekbe is kerülhet, és ez alatt fekbér és tárolási díj keletkezik. A fekbérmentes időszak hossza kikötőnként és fuvarozónként eltér, de minden esetben rövid.
Kereskedelmi számla (Commercial Invoice)
- A dokumentum megnevezése COMMERCIAL INVOICE vagy INVOICE legyen. A PROFORMA INVOICE (díjbekérő) nem alkalmas vámkezelésre.
- Az eladó cég neve és címe angol nyelven szerepeljen. Kínai nyelvű cégnév és cím nem megfelelő.
- A vevő neve, címe és adószáma (gazdálkodó esetében) szerepeljen a számlán. Céges vevőnél nem elég a kapcsolattartó neve, a cégnév is szükséges.
- Szerepeljen a kiállítás dátuma.
- Szerepeljen a számlaszám (a számla sorszáma, nem a bankszámlaszám). Gyakori hiba: ez a szám ne egyezzen meg egy korábban már érkeztetett kínai kereskedelmi számla számlaszámával, mert azt a NAV nem fogadja el.
- Szerepeljen a fuvarparitás (EXW, FCA, FOB stb.). FCA és FOB esetében az induló kikötő megjelölésével, például: FOB Ningbo.
- Szerepeljenek tételesen a termékmegnevezések angol nyelven (modellszámmal, ha van), egységárral, mennyiséggel és összesített árral. A számla alján szerepeljen a teljes rendelés ellenértéke.
Kizárólag olyan tételek szerepeljenek, amelyeket ténylegesen szállítunk. Ami lemaradt vagy nem készült el, az ne legyen a számlán.
Ha a gyártó ajándékot, mintát vagy ingyenes terméket is küldött, azt nem lehet 0 USD-s tételként feltüntetni, mert a vámhivatal nem fogadja el. Ilyenkor meg kell adni a tényleges egységárat, és az összesített árnál F.O.C. jelöléssel jelezni, hogy a tétel ingyenesen érkezett, és nem része a TOTAL összegnek.
- A számlaérték minden esetben egyezzen meg a ténylegesen kifizetett összeggel. Okmánybekéréskor (utalási igazolás) az eltérés azonnal kiderül.
- Szerepeljen a fizetési mód angolul (payment method), például: bank transfer, TT, bank card via Alibaba.
- Banki átutalás esetén szerepeljenek a banki adatok, ahova a számla ellenértékét utalták.
Csomaglista (Packing List)
- Az eladó cég neve és címe angol nyelven szerepeljen. Kínai nyelvű cégnév és cím nem megfelelő.
- A vevő neve, címe és adószáma (gazdálkodó esetében) szerepeljen. Céges vevőnél nem elég a kapcsolattartó neve, a cégnév is szükséges.
- Szerepeljen a kiállítás dátuma.
- A csomaglista hivatkozzon a kereskedelmi számla számára (számla sorszám, nem bankszámlaszám).
- Szerepeljen a fuvarparitás (EXW, FCA, FOB stb.). FCA és FOB esetében az induló kikötő megjelölésével, például: FOB Ningbo.
A csomaglistán szereplő áruadatok
A súly- és térfogatadatokat termékenként kell megadni, nem ömlesztve vagy összevonva.
A csomaglistán szereplő áruadatoknak meg kell egyezniük a Bill of Lading adataival.
Ha a mért adatok (teljes bruttó súly és térfogat) eltérnek a feladó által megadottaktól, a csomaglistát módosíttatni kell, és a B/L-hez kell igazítani. Eltérés esetén a konténert nem tudjuk kiszabadítani a terminálról, ami további költséggel és késéssel jár.
Sablonok
Az alábbi sablonok alapján a kitöltött dokumentumok helyessége könnyen ellenőrizhető.